Terminkalender bedienen
Menü: Termine
Der Terminkalender zeigt die Termine Ihrer Praxis nach Tag oder Woche, je Termingruppe in einer eigenen Spalte. Von hier aus legen Sie Termine an, öffnen die Akte eines Patienten und drucken Laufzettel und Terminzettel.
Aufbau der Seite
Leiste oben
| Schaltfläche | Wirkung |
|---|---|
| Laufzettel | Druckt den Laufzettel für den angezeigten Tag: je angezeigter Gruppe ein Blatt für Vormittag und Nachmittag, freie Zeiten als Leerzeilen. |
| Gruppen | Wählt, welche Termingruppen (Spalten) dieser Arbeitsplatz zeigt. Sind Spalten ausgeblendet, steht dort z. B. „Gruppen (2/3)“. |
| Zeilenhöhe | Normal, Groß oder Sehr groß: wie hoch eine Viertelstunde im Kalender ist. Groß zeigt 15-Minuten-Termine mit Status-Symbolen, Betreff, Patient und Uhrzeit vollständig; Sehr groß hilft, wenn Namen in schmalen Spalten (Woche mit mehreren Gruppen) umbrechen. Gilt nur für diesen Arbeitsplatz. |
| Ohne Leistung (Zahl) | Zeigt vergangene Termine im angezeigten Zeitraum, für die am Termintag keine Leistung erfasst ist – bei Terminen bei mehreren Leistungserbringern am selben Tag auch den, für dessen Leistungserbringer nichts erfasst ist. |
Kalenderleiste (direkt über dem Kalender)
- Heute springt zum heutigen Tag, die Pfeile blättern vor und zurück. Die Schaltfläche mit dem angezeigten Zeitraum (z. B. „5.–11. Oktober 2026“) öffnet einen Kalender, darin wählen Sie einen beliebigen Tag.
- Tag und Woche schalten die Ansicht um. Beim ersten Öffnen zeigt der Kalender die Woche, danach die zuletzt gewählte Ansicht.
- Neues Ereignis legt einen neuen Termin an.
Salvia merkt sich Ansicht (Tag oder Woche), Zeilenhöhe und Gruppen für diesen Browser – auch nach einem Seitenwechsel, nach dem Neuladen und nach einer neuen Anmeldung. Den angezeigten Tag merkt sich Salvia bis zum Ende des Tages: Wenn Sie aus dem Kalender die Akte öffnen und zurückkehren, steht er wieder auf demselben Tag. Am nächsten Morgen beginnt der Kalender mit heute.
Die Einstellungen hängen am Browser, nicht an Ihrer Anmeldung: Wer im selben Browser arbeitet, sieht dieselbe Einstellung, auch nach einem Benutzerwechsel. Das gilt auch für mehrere Fenster desselben Browsers: Sie öffnen mit der zuletzt gewählten Einstellung. In einem anderen Browser oder Windows-Konto, in einem privaten Fenster, unter einer anderen Adresse oder nach dem Löschen der Browserdaten gilt wieder der Standard: Woche, normale Zeilenhöhe, alle Gruppen.
Was der Kalender anzeigt
- Spalten: je Termingruppe eine Spalte in der Farbe der Gruppe.
- Zeitraum: von Arbeitszeit Beginn bis Arbeitszeit Ende aus Stammdaten › Betriebsstätte, eingeteilt in Viertelstunden. In jeder Zelle steht dezent die Uhrzeit.
- Heute ist farbig hinterlegt, eine rote Linie markiert die aktuelle Uhrzeit und wandert jede Minute mit.
- Feiertage haben eine rote Tagesüberschrift mit dem Namen des Feiertags und einen hellroten Hintergrund.
- Wochenenden sind hellgrau hinterlegt.
- Pausen der Termingruppe liegen als farbige, halbdurchsichtige Fläche über der Spalte; Zeiten außerhalb der Arbeitszeit der Gruppe sind leicht abgedunkelt.
Die Farben für heute, Feiertage und Wochenenden stellen Sie unter Stammdaten › Betriebsstätte in der Karte Terminverwaltung ein.
Was ein Termin zeigt
- oben die Symbole der vergebenen Terminstatus und bei Online-Buchungen eine Wolke,
- den Betreff,
- den Patienten mit einem Personen-Symbol – ein Klick darauf öffnet die Akte,
- bei vergangenen Terminen ein Kennzeichen zur Leistung: ein Warndreieck, wenn am Termintag keine Leistung erfasst ist, ein Warndreieck mit Kürzel (z. B. „LE2“), wenn nur für den Leistungserbringer dieses Termins nichts erfasst ist (siehe Termine ohne erfasste Leistung), ein Haken, wenn Leistungen oder ein Ausfallhonorar erfasst sind,
- Beginn und Ende.
Die Hintergrundfarbe kommt von der Terminkategorie, ohne Kategorie von der Termingruppe.
Termin anklicken: die Übersicht
Ein einfacher Klick auf einen Termin öffnet daneben eine Übersicht mit Zeit, Patient (Name, Geburtsdatum, Patientennummer, Telefon und E-Mail), Behandler des Patienten, Behandler, Gruppe, Kategorie, Status, Ort, Kommentar, Online-Status, „Vereinbart am“ und dem Stand der Leistungen. Bei Terminen von heute oder früher steht dort auch der Betrag am Tag: was für den Patienten an diesem Tag erfasst ist (alle Abrechnungsfälle bzw. ihre Rechnungen, brutto, ohne „Nicht abrechnen“, mit Ausfallhonorar). Ihn sieht nur, wer die Patientenakte öffnen darf (Bereich Patienten in der Rolle). Alle Patienten eines Tages mit ihren Ziffern zeigt die Tagesliste.
Darunter stehen die Schaltflächen:
| Schaltfläche | Wirkung |
|---|---|
| Akte öffnen | Öffnet die Akte des Patienten (nur bei Terminen mit Patient). |
| Bearbeiten | Öffnet das Fenster Termin bearbeiten. |
| Löschen | Löscht den Termin nach Rückfrage. Die Taste Entf tut dasselbe. |
| Terminzettel | Druckt alle kommenden Termine des Patienten, dieser Termin hervorgehoben. |
| Per E-Mail | Schickt den Terminzettel per E-Mail an den Patienten. |
Ein Doppelklick auf den Termin öffnet sofort das Fenster Termin bearbeiten.
Spalten für diesen Arbeitsplatz wählen
- Klicken Sie oben auf Gruppen.
- Kreuzen Sie im Fenster Welche Gruppen soll dieser Arbeitsplatz zeigen? die gewünschten Gruppen an. Alle kreuzt alle an.
- Klicken Sie auf Übernehmen.
Die Auswahl gilt nur für diesen Arbeitsplatz; an anderen Plätzen ändert sich nichts, und keine Termine gehen verloren. Sind alle Gruppen angekreuzt, erscheinen später neu angelegte Gruppen von selbst. Mindestens eine Gruppe muss angekreuzt bleiben.
Termine ohne erfasste Leistung
Die Schaltfläche Ohne Leistung zählt vergangene Termine mit Patient im angezeigten Zeitraum, für die am Termintag nichts erfasst ist – keine Leistung und kein Ausfallhonorar –, egal von welchem Behandler, außer der Patient hatte an dem Tag Termine bei mehreren Leistungserbringern (siehe unten). Ein Klick öffnet die Liste; ein Klick auf einen Eintrag öffnet die Akte, wo Sie die Leistung nachtragen. Termine, für die nichts zu berechnen ist, dürfen so bleiben. Termine ohne Patient (z. B. Besprechungen) und Termine in ausgeblendeten Gruppen zählen nicht mit.
Was als erfasst gilt, bestimmt der Kalender genauso wie die Tagesliste: die Leistungen im Abrechnungsfall – ist schon eine Rechnung erstellt, die Positionen dieser Rechnung (dort geänderte Daten zählen) – und Ausfallrechnungen. Ist die Rechnung ohne Korrektur storniert, zählen ihre Leistungen nicht mehr.
Steht auf der Schaltfläche Ohne Leistung (?), ließ sich gerade nicht prüfen, ob Leistungen erfasst sind – etwa bei einer kurzen Störung der Datenbank. Die Termine zeigen dann kein Kennzeichen. Blättern Sie kurz weiter oder laden Sie die Seite neu. Ließen sich nur die Rechnungen nicht laden, sagt das ein Hinweis in der Liste; die Kennzeichen beruhen dann nur auf den Abrechnungsfällen.
Termine bei mehreren Leistungserbringern
Hatte ein Patient an einem Tag Termine bei mehreren Leistungserbringern – z. B. vormittags beim Heilpraktiker, nachmittags bei der Therapeutin –, muss für jeden davon etwas erfasst sein: eine Leistung mit seinem Kürzel (auch in einem Fall „Nicht abrechnen“) oder eine Ausfallrechnung von ihm. Fehlt sie, zeigt der Termin ein Warndreieck mit dem Kürzel, die Übersicht beim Klick darauf sagt Keine Leistung mit dem Kürzel (z. B. „Keine Leistung LE2“), und der Termin steht in der Liste Ohne Leistung. Tragen Sie die Leistung im Abrechnungsfall mit diesem Leistungserbringer nach (ist schon eine Rechnung erstellt, in der Rechnung) – oder lassen Sie es so, wenn nichts zu berechnen ist.
Der Leistungserbringer eines Termins ist der am Termin, sonst der seiner Termingruppe. Damit kein falscher Alarm entsteht:
- War der Patient an dem Tag nur bei einem Leistungserbringer, genügt wie bisher jede Leistung des Tages.
- Termine ohne Leistungserbringer und Termine mit einem Ausfall-Status (z. B. „Nicht erschienen“, siehe Terminstatus) zählen nicht mit.
- Ist an dem Tag eine Leistung ohne Leistungserbringer erfasst, lässt sie sich keinem zuordnen – dann meldet der Kalender für den Patienten an diesem Tag nichts.
Die Tagesliste unter Auswertung prüft nach derselben Regel und zeigt dazu die Ziffern und den Betrag jedes Patienten.
Tipps und typische Fragen
Gibt es eine Monatsansicht oder eine Suche im Kalender? Nein, der Kalender zeigt Tag oder Woche. Alle kommenden Termine eines Patienten sehen Sie in seiner Akte unter Termine; dort drucken oder mailen Sie auch den Terminzettel.
Bei kurzen Terminen sind Name und Uhrzeit abgeschnitten. Stellen Sie oben Zeilenhöhe auf Groß; brechen die Namen in der Wochenansicht um, auf Sehr groß – oder wechseln Sie in die Ansicht Tag, dort sind die Spalten breiter. Der Kalender wird dann länger und scrollt; die Einstellung gilt nur für diesen Arbeitsplatz.
Ein Kollege hat einen Termin eingetragen – muss ich neu laden? Nein. Änderungen an anderen Arbeitsplätzen und neue Online-Buchungen erscheinen von selbst, meist innerhalb einer Sekunde.
Meldung „Der Termin wurde inzwischen an einem anderen Arbeitsplatz geändert“ (oder „gelöscht“). Während Sie den Termin offen hatten oder verschoben haben, hat ihn jemand an einem anderen Arbeitsplatz geändert oder gelöscht. Damit nichts überschrieben wird, speichert Salvia Ihre Änderung nicht. Der Kalender zeigt danach den aktuellen Stand – nehmen Sie Ihre Änderung dort erneut vor, falls sie noch nötig ist.
Der Laufzettel meldet, es gebe nichts zu drucken. Die angezeigten Gruppen haben an diesem Tag weder Arbeitszeit noch Termine. Prüfen Sie die Arbeitszeiten unter Stammdaten › Termingruppen und die Auswahl unter Gruppen.
Der Terminzettel lässt sich nicht drucken. Es fehlt eine Druckvorlage. Wählen Sie sie unter Stammdaten › Betriebsstätte in der Karte Terminzettel (gilt für alle) oder beim Behandler unter Stammdaten › Leistungserbringer. Für den Versand per E-Mail braucht der Behandler zusätzlich einen Standard Email-Account.