Abrechnung im Überblick

Menü: Akte des Patienten (Abrechnungsfall) und Abrechnung (Rechnungsliste)

Dieses Kapitel zeigt den ganzen Weg von der Behandlung bis zum Zahlungseingang. Salvia rechnet nach dem Gebührenverzeichnis für Heilpraktiker (GebüH) ab. Sie sammeln alle Leistungen und Diagnosen zuerst in einem Abrechnungsfall in der Akte. Aus dem Fall wird mit einem Klick die Rechnung. Um Zahlungen, Mahnungen und Stornos kümmern Sie sich danach auf der Seite Abrechnung. Was das GebüH für Katalog, Beträge, Auslagen und die gedruckte Rechnung bedeutet, steht unter Abrechnung nach GebüH.

Der Weg in sieben Schritten

Schritt	Was passiert	Wo	Ausführlich
1. Behandlung	Der Patient war da, Leistungen sind zu berechnen	Kalender, Akte	Terminkalender
2. Abrechnungsfall	Der Fall entsteht mit der ersten gebuchten Ziffer oder Diagnose von selbst	Akte	Abrechnungsfälle
3. Leistungen und Diagnosen	GebüH-Positionen, eigene Ziffern, Ziffernketten und Diagnosen erfassen, Beträge prüfen	Akte › Abrechnungsfall	Leistungen und Diagnosen
4. Rechnung erstellen	Aus dem Fall wird eine Rechnung, der Fall ist danach abgeschlossen	Abrechnungsfall oder Seite Abrechnung	Rechnung erstellen
5. Stellen	Drucken (oder als PDF laden) macht die Rechnung „gestellt“	Druckfenster	Rechnung bearbeiten
6. Zahlung und Mahnung	Zahlungen buchen, fällige Mahnungen drucken	Seite Abrechnung	Zahlungen und Mahnungen
7. Storno und Korrektur	Eine falsche, schon gestellte Rechnung stornieren und neu stellen	Rechnung	Storno und Korrektur

1. Behandlung: nichts vergessen

Im Kalender zeigt die Schaltfläche Ohne Leistung oben die vergangenen Termine im gezeigten Zeitraum, an deren Tag für den Patienten noch keine Leistung erfasst ist. Ein Klick auf einen Eintrag öffnet die Akte des Patienten. Termine ohne zu berechnende Leistung dürfen so bleiben.

2. Der Abrechnungsfall sammelt

Ein Abrechnungsfall ist die „Sammelmappe“ für eine spätere Rechnung. Er steht als Eintrag mit dem Kürzel AF in der Akte. Sie müssen ihn meist nicht selbst anlegen: Sobald Sie in der Akte eine Ziffer oder Diagnose buchen, legt Salvia einen offenen Fall an oder nutzt den vorhandenen. Beim Anlegen übernimmt der Fall

die Krankenkasse, die Versicherungsnummer und das Mahnkennzeichen des Patienten,
den Leistungserbringer (der angemeldete Behandler, sonst der Standard-Leistungserbringer der Betriebsstätte) und
dessen Standard Rechnungsvorlage, ab Werk GebüH Rechnung.

Wie lange ein Fall sammelt – eine Sitzung, eine Behandlungsserie, einen Monat –, bestimmt die Praxis. Einen festen Zeitraum gibt es nicht. Der Fall bleibt offen, bis Sie die Rechnung erstellen.

3. Leistungen und Diagnosen erfassen

Ziffern und Ziffernketten buchen Sie per Doppelklick aus dem Ziffernkatalog – meist aus dem Katalog GebüH –, Diagnosen aus dem Diagnosenkatalog oder den Dauerdiagnosen. Gebucht wird der Betrag der Ziffer, bei GebüH-Positionen Ihr Praxisbetrag. Liegt ein Einzelbetrag über dem GebüH-Höchstbetrag, warnt Salvia im Fenster Leistung; ein vorher vereinbartes höheres Honorar vermerken Sie unter Begründung. Auslagen berechnen Sie zum Einkaufspreis, Hausbesuch und Wegegeld mit den GebüH-Positionen 9 und 10.

Hinweis: Salvia prüft keine Ausschlüsse oder Häufigkeiten aus dem Gebührenverzeichnis – die Hinweise dazu stehen nur an der Position. Die fachliche Prüfung vor dem Erstellen der Rechnung liegt bei Ihnen.

4. Rechnung erstellen

Im offenen Abrechnungsfall klicken Sie oben auf Rechnung erstellen. Alternativ nutzen Sie auf der Seite Abrechnung die rechte Liste der noch nicht abgerechneten Fälle. Das Fenster Rechnung erstellen zeigt Patient, Anzahl der Leistungen und Summe und fragt, ob sofort gedruckt und die Rechnung danach geöffnet werden soll. Fehlt dem Fall eine Diagnose, weist es mit der Karte Keine Diagnose darauf hin – ohne Diagnose erstatten private Krankenversicherung und Beihilfe in der Regel nicht.

Die Rechnung übernimmt alle Diagnosen und Leistungen, den Leistungserbringer, die Rechnungsvorlage, Krankenkasse, Versicherungsnummer und Mahnkennzeichen aus dem Fall. Die Anschrift kommt aus den aktuellen Patientendaten. Die Rechnung bekommt sofort ihre Rechnungsnummer und hat den Status „In Bearbeitung“.

Der Abrechnungsfall steht danach auf „Abgerechnet“ und lässt sich nicht mehr bearbeiten. Oben im Fall führt die Schaltfläche Rechnung mit der Nummer direkt zur Rechnung. Zu einem Fall gibt es immer nur eine Rechnung.

5. Rechnung stellen

Bis zum ersten Druck können Sie die Rechnung noch ändern. Erst wenn Sie im Druckfenster Drucken oder Als PDF laden wählen, gilt sie als gestellt: Das Rechnungsdatum wird gesetzt, der Status wechselt auf „Noch offen“ und die Mahnfrist beginnt. Danach sind Inhalt und Anschrift gesperrt. Fehlt der Rechnung noch die Diagnose, fragt Salvia vor dem Drucken nach.

6. Zahlung und Mahnung

Zahlung: Zahlungen erfassen Sie in der Rechnung bzw. in der Rechnungsliste. Ist der offene Betrag 0,00 €, geht die Rechnung ins Archiv. Bei zu viel Gezahltem steht sie auf „Gutschrift“.
Mahnung: Beim Öffnen der Seite Abrechnung prüft Salvia die Fristen und setzt fällige Rechnungen auf „Mahnung 1“ bis „Mahnung 4“. Fristen, Mahntexte und die Stufe 4 (Übergabe an einen Anwalt) stehen in der Rechnungsvorlage. Das Mahnkennzeichen des Patienten („Mahnen“, „Nicht Mahnen“, „Kein GMV“) bestimmt, ob und wie weit gemahnt wird.

7. Storno und Korrektur

Eine gestellte Rechnung ändern Sie nicht mehr direkt. Sie wird storniert und bei Bedarf durch eine Korrekturrechnung ersetzt. Die Korrektur ist eine Kopie der stornierten Rechnung ohne Zahlungen, die Sie vor dem Druck anpassen. Wird eine Rechnung storniert, bevor sie je gedruckt wurde, entsteht keine Stornorechnung.

Der Abrechnungsfall bleibt dabei „Abgerechnet“. Die Schaltfläche Rechnung im Fall zeigt danach auf die gültige Rechnung.

Wer macht was?

Leistungen und Diagnosen buchen Behandler und MFA in der Akte des Patienten.
Die Seite Abrechnung sehen nur Benutzer mit dem Recht Abrechnung. Rechte verteilen Sie über die Rollen (ab Salvia Pro, siehe Benutzer und Rollen).

Vorher einrichten

Damit der Weg ohne Rückfragen funktioniert, prüfen Sie einmalig:

Stammdaten › Rechnungsvorlagen: Nummernkreis, Kopf- und Fußtext, Bankverbindung und Mahnstufen der Vorlage GebüH Rechnung – siehe Rechnungsvorlagen.
Stammdaten › Leistungserbringer: Jeder Leistungserbringer braucht eine Standard Rechnungsvorlage – siehe Leistungserbringer. Sonst lässt sich kein Abrechnungsfall anlegen. Tragen Sie dort auch die Berufsbezeichnung ein; die Vorlage GebüH Rechnung nennt sie im Kopf der Rechnung.
Stammdaten › Ziffern und Ziffernketten: Ihre Praxisbeträge im Katalog GebüH, eigene Ziffern (z. B. Auslagen und Produkte) und Ketten – siehe Ziffern und Ziffernketten.
Stammdaten › Verträge: Das Muster Behandlungsvertrag und Kosteninformation an Ihre Praxis anpassen – siehe Verträge.

Sonderfall Ausfallrechnung

Für einen versäumten Termin gibt es die Ausfallrechnung. Sie entsteht ohne Abrechnungsfall über das Menü oben in der Akte oder auf der Seite Abrechnung und enthält nur eine Position mit dem Ausfallhonorar. Einzelheiten stehen unter Storno und Korrektur.

Tipps und typische Fragen

Kann ich eine Rechnung ohne Abrechnungsfall schreiben? Nein, mit Ausnahme der Ausfallrechnung. Jede Rechnung entsteht aus einem Abrechnungsfall.
Ich habe mich im Fall vertan, die Rechnung ist aber schon erstellt. Ist sie noch nicht gedruckt, ändern Sie die Rechnung selbst. Ist sie gestellt: stornieren und eine Korrekturrechnung erstellen.
Wo sehe ich, was noch abzurechnen ist? Auf der Seite Abrechnung in der rechten Liste und in der Akte des Patienten unter Abrechnungsfall (Knopf mit der Summe der offenen Fälle).
Muss ich den Fall speichern? Der Fall speichert sich beim Bearbeiten automatisch und beim Verlassen mit Zurück. Speichern oben geht ebenfalls.