Lizenzvereinbarung

Stand: 26. Oktober 2026

zwischen

Prismamed GmbH
GF: Daniel Hüttenberger
Lehrer-Bauer-Str. 31, 84524 Neuötting
AG Traunstein, HRB 34998
USt-ID: DE349972774
Nachfolgend PRISMA genannt

und

Lizenznehmer
Nachfolgend KUNDE genannt

Präambel

PRISMA hält sämtliche Rechte an der Software Salvia Software, die der fachlichen und organisatorischen Optimierung der Leistungen von Heilpraktikerinnen und Heilpraktikern in der Naturheilpraxis dient. KUNDE betreibt eine Naturheilpraxis und erbringt für seine Patienten Leistungen als Heilpraktikerin oder Heilpraktiker. KUNDE ist daran interessiert, Nutzungsrechte an Salvia Software zu erwerben. Dies vorangestellt vereinbaren die Vertragspartner was folgt:

§1 Definitionen

1. „Allgemeine Geschäftsbedingungen oder AGB“ sind die zu diesem Vertrag aufgeführten rechtlichen Rahmenbedingungen, die beide Vertragspartner als maßgebliche Vertragsbedingungen anerkennen (AGB unter salvia-software.de/agb.html).

2. „Software“ ist die Gesamtheit der ausführbaren Programme der Salvia Software nebst zugehöriger Daten in der jeweils aktuellen Version.

3. Das Softwarepaket Salvia Software umfasst in den derzeitigen Editionen die Leistungsmerkmale (vollständige Leistungsbeschreibung unter salvia-software.de):

Salvia Pro:

• Patientenverwaltung
• Digitale Patientenakte (strukturierte Dokumentation, chinesisches Rezept, Arzneimittelempfehlung, Medikationsplan, Briefe, Bescheinigungen, Dateien, Bilder, Verläufe (Labor, Messwerte, Biometrie), eigene Formulare in beliebiger Anzahl)
• Labor (Laborbefunde, Laboraufträge), Anbindung von Messgeräten per GDT über den Praxis-Agenten, DICOM, Posteingang
• Terminkalender mit Termingruppen (mehrere Kalender) und virtuellem Wartezimmer
• Weitere Behandler, Benutzer- und Rollenverwaltung
• Verträge (z. B. Behandlungsvertrag, Honorarvereinbarung)
• Abrechnung nach dem GebüH inklusive Mahnwesen
• Auswertung der Rechnungen
• Alle erschienenen Bände der digitalen TCM-Bibliothek (Rezepturen, Arzneimittel, Fachtexte)
• Companion-App für Mobilgeräte

Salvia Single:

• Patientenverwaltung (maximal 200 Patienten)
• Digitale Patientenakte (strukturierte Dokumentation, chinesisches Rezept, bis zu 3 eigene Formulare)
• Terminkalender (ein Kalender)
• Verträge (z. B. Behandlungsvertrag, Honorarvereinbarung)
• Abrechnung nach dem GebüH inklusive Mahnwesen
• Auswertung der Rechnungen
• Alle erschienenen Bände der digitalen TCM-Bibliothek (Rezepturen, Arzneimittel, Fachtexte)
• Mikroserver als Leihgabe für die Dauer des Abonnements.

Salvia Single Unlimited:

• Patientenverwaltung (ohne Begrenzung der Patientenzahl)
• Digitale Patientenakte (strukturierte Dokumentation, chinesisches Rezept, Dateien, Bilder, bis zu 6 eigene Formulare)
• Terminkalender (ein Kalender)
• Verträge (z. B. Behandlungsvertrag, Honorarvereinbarung)
• Abrechnung nach dem GebüH inklusive Mahnwesen
• Auswertung der Rechnungen
• Alle erschienenen Bände der digitalen TCM-Bibliothek (Rezepturen, Arzneimittel, Fachtexte)
• Companion-App für Mobilgeräte
• Mikroserver als Leihgabe für die Dauer des Abonnements.

4. „Zusatz- oder Erweiterungsmodul“ ist ein über Salvia Software hinaus gehender Software-Baustein zur fachspezifischen Ergänzung oder Erweiterung der nach diesem Vertrag geschuldeten Leistungsmerkmale. Über den Bedarf und die Entwicklung solcher Module entscheidet PRISMA.

5. „Update“ ist eine sich aus der täglichen Anwendung ergebende allgemeine Fortschreibung der Software sowie deren Anpassung oder Weiterentwicklung, die PRISMA zur Optimierung der aktuellen Software als angemessen und sinnvoll ansieht, nach eigenem Ermessen erstellt und dem KUNDEN zur Installation anbietet.

6. „Support“ ist das Angebot an den KUNDEN, bei Problemen mit der Anwendung der Software telefonische Beratung oder Online-Fernwartung über den Prismamed-Support in Anspruch zu nehmen. Verfügbar ist der Support grundsätzlich werktags von 8:00 Uhr bis 12:00 Uhr und nach Terminvereinbarung, bei einer Reaktionszeit von 24 Stunden.

7. „Individualschulung“ ist das Angebot an den KUNDEN, allgemeine und gezielte Unterweisung in die Funktionen der Software zu erhalten. Dieser Dienst ist kostenpflichtig und wird halbstündig durch PRISMA abgerechnet. Der Dienst erfolgt durch einen Mitarbeiter der PRISMA oder durch ein von PRISMA beauftragtes Unternehmen.

8. „Erstinstallation“ bezeichnet die erstmalige Herstellung der funktionsfähigen Ausführbarkeit der Software an allen lizenzierten Arbeitsplätzen. Die Erstinstallation wird von PRISMA an KUNDE zusätzlich zu den monatlichen Lizenzgebühren in Rechnung gestellt. Erstinstallation enthält 3 Stunden Schulung. Die Erstinstallation inklusive der damit verbundenen Kosten ist Voraussetzung für das Zustandekommen eines Nutzungsvertrags zwischen PRISMA und KUNDE bezüglich der Salvia Software. Die Übernahme der Daten aus einem vorherigen Praxissystem ist in der Erstinstallation enthalten. Welche Daten übernommen werden können, hängt vom bisherigen System ab und wird vor der Erstinstallation mit dem KUNDEN abgestimmt. Die Erstinstallation inklusive der Schulung erfolgt durch einen Mitarbeiter der PRISMA oder durch ein von PRISMA beauftragtes Unternehmen.

§2 Vertragsgegenstand

PRISMA stellt dem KUNDEN Software und sonstige Leistungen der Salvia Software zur vertragsgemäßen Nutzung nach Maßgabe und im Rahmen ihrer AGB (siehe salvia-software.de/agb.html) zur Verfügung – wie folgt:

1. Die Vollversion der Software Salvia Pro, in der aktuellen Version zur Nutzung für 219,00 EUR brutto monatlich.

2. Die Einzelplatzversion der Software Salvia Single zur Nutzung an einem Arbeitsplatz inklusive Leihgabe eines Mikroservers für 49,00 EUR brutto monatlich (bis 200 Patient:innen) bzw. als Salvia Single Unlimited ohne Begrenzung der Patientenzahl für 110,00 EUR brutto monatlich.

3. Die Erstinstallation dient der erstmaligen Herstellung der Funktionsfähigkeit der Software an allen hierfür vorgesehenen und lizenzierten Arbeitsplätzen. Eingeschlossen ist eine Schulung im Umfang von 3 Arbeitsstunden. Diese Leistung ist für KUNDE voraussetzend für die Nutzung der Software. KUNDE wird dieser Gesamtaufwand einmalig mit 500,00 EUR brutto (Salvia Pro) bzw. 200,00 EUR brutto (Salvia Single und Salvia Single Unlimited) gesondert von sonstigen angeforderten Individualschulungen berechnet. Bei Aktionen (z. B. ermäßigte Erstinstallation) gelten die bei Vertragsschluss angebotenen Konditionen.

4. Zusatz- oder Erweiterungsmodul/e der Software Salvia Software. Die Überlassung erfolgt nach schriftlichem Angebot, gesonderter schriftlicher Vereinbarung mit dem KUNDEN. KUNDE ist in der Annahme solcher Angebote stets frei.

5. Updates, soweit erforderlich, verfügbar und von PRISMA online angeboten, ohne gesonderte Berechnung.

6. Support, auf Anforderung des KUNDEN, telefonisch und/oder online per Fernwartung, ohne gesonderte Berechnung.

7. Individualschulung, auf Anforderung des KUNDEN, telefonisch und/oder online per Fernwartung und/oder persönlich vor Ort je nach Bedarf, mit gesonderter Berechnung. Pro Arbeitsstunde berechnet PRISMA an KUNDE 95,00 EUR netto.

8. Verwendung des Zeichens Salvia Software (auch als Link) durch den KUNDEN, nach vorheriger Absprache, beschränkt auf die betrieblichen Zwecke der Praxis und die nach diesem Vertrag eingeräumten Nutzungen, ohne gesonderte Berechnung.

§3 Vergütung

1. Die monatlichen Gebühren werden monatlich im Voraus zum Monatsersten in Rechnung gestellt, erstmals für den auf den Vertragsschluss folgenden Kalendermonat (erster Abrechnungsmonat), sofern kein späterer Beginn vereinbart ist. Bei Zahlung per SEPA-Lastschrift wird der Rechnungsbetrag nach Rechnungsstellung eingezogen; die per E-Mail übermittelte Rechnung gilt als Vorabankündigung (Pre-Notification). Bei Zahlung per Überweisung ist der Rechnungsbetrag ohne Abzug und spesenfrei spätestens bis zum dritten Werktag des Monats zu zahlen.

2. PRISMA ist berechtigt, mit der Abwicklung aller Zahlungsvorgänge aus diesem Vertrag einen externen Zahlungsdienstleister (derzeit Stripe Payments Europe, Ltd., Dublin, Irland) zu beauftragen. Rechnungen werden an die vom KUNDEN benannte E-Mail-Adresse als PDF mit eingebetteter elektronischer Rechnung (ZUGFeRD) übermittelt.

3. Als brutto bezeichnete Preise enthalten die Mehrwertsteuer in jeweiliger gesetzlicher Höhe (derzeit 19 %); als netto bezeichnete Vergütungen verstehen sich zuzüglich Mehrwertsteuer. Unterliegt die Leistung nicht der deutschen Umsatzsteuer (z. B. bei Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers im EU-Ausland), wird der Nettobetrag berechnet. Im Übrigen wird auf die AGB (salvia-software.de/agb.html) Bezug genommen.

4. PRISMA berechnet KUNDE die Erstinstallation mit einer gesonderten Rechnung zum ersten Abrechnungstermin.

5. PRISMA berechnet KUNDE durch KUNDE angeforderte Individualschulung gesondert.

6. PRISMA kann die monatlichen Gebühren mit Wirkung zum Beginn eines Kalendermonats anpassen. Die Anpassung wird dem KUNDEN mindestens vier Wochen vor ihrem Wirksamwerden in Textform (z. B. per E-Mail) mitgeteilt. Im Falle einer Erhöhung kann der KUNDE den Vertrag abweichend von § 7 Nr. 1 zum Zeitpunkt des Wirksamwerdens der Erhöhung kündigen; hierauf weist PRISMA in der Mitteilung hin.

§4 Technische Anforderungen beim KUNDEN

1. KUNDE stellt rechtzeitig vor Vertragsbeginn in seinem Betrieb auf seine Kosten das Vorliegen der unter salvia-software.de benannten technischen Mindest-Anforderungen sicher.

2. Änderungen der elektronischen/IT-Systeme, welche die Zusammenarbeit der Vertragspartner beeinträchtigen können, sind dem jeweils anderen Teil rechtzeitig bekannt zu geben. Dies gilt auch für die Änderung technischer Mindestanforderungen nach Absatz (1).

§5 Verfügbarkeit, Aktualisierung

Die Vertragspartner sichern sich wechselseitig die ununterbrochene Verfügbarkeit ihrer elektronischen/IT-Systeme (24/7 = 24 Stunden an 365 Tagen pro Jahr) zu, soweit sie für die ordnungsgemäße Erfüllung dieses Vertrags erforderlich ist. Wartungsfenster werden frühzeitig abgestimmt. PRISMA wird die für die Erfüllung dieses Vertrags genutzte Software sowie die benötigten Server-Kapazitäten auf eigene Kosten und in angemessenem Umfang regelmäßig dem Stand der Technik und den aktuellen Anforderungen an eine ordnungsgemäße Vertragserfüllung anpassen.

§6 Vertraulichkeit + Datenschutz (DSGVO/BDSG neu – 2018)

1. Den Vertragspartnern ist bewusst, dass die von PRISMA zu verarbeitenden Daten und Dateien, Aufzeichnungen und sonstigen Informationen für den Kunden, für PRISMA und für Dritte auch wettbewerblich relevant sein können. Daher trifft die Vertragspartner im Umgang mit den von PRISMA zu verarbeitenden Daten und Dateien, Aufzeichnungen und sonstigen Informationen eine besondere Verschwiegenheitspflicht.

2. Der Kunde erklärt, vor Vertragsschluss, die Datenschutzbelehrung der PRISMA zustimmend zur Kenntnis genommen zu haben; siehe salvia-software.de/datenschutz.html. Beide Vertragspartner werden die datenschutzrechtlichen Anforderungen der DSGVO und des BDSG (neu 2018) im Rahmen dieses Vertrages und seiner Durchführung vollumfänglich beachten und deren Einhaltung sicherstellen.

3. Die Vertragspartner werden insbesondere sämtliche Mitarbeiter und Erfüllungsgehilfen, die sie im Rahmen des Vertragsverhältnisses einsetzen, mit der hierfür nötigen Sorgfalt auswählen, deren Zuverlässigkeit sicherstellen und sie zur Geheimhaltung verpflichten. Die Mitarbeiter und Erfüllungsgehilfen der Vertragspartner sind außer im Rahmen der Auftragserfüllung nicht berechtigt, auf Daten zuzugreifen. Die Vertragspartner stellen die Wirksamkeit dieser Zugriffsbeschränkung sicher. Auch bei unbeabsichtigter Kenntnisnahme besteht die Verpflichtung zur Geheimhaltung.

4. Die Vertragspartner benennen nach Maßgabe der gesetzlichen Bestimmungen ihre/n betrieblichen Datenschutzbeauftragten oder einen anderen/externen Verantwortlichen für den Datenschutz. Solange keinem Vertragspartner eine anders lautende, schriftliche Mitteilung zugegangen ist, gelten die im Rubrum dieses Vertrages benannten Personen als jeweilige verantwortliche Ansprechpartner für den Datenschutz.

5. Die vorstehenden Datenschutzpflichten und sicherheitsrelevanten Maßnahmen gelten nach Beendigung des Vertragsverhältnisses fort. Die Vertragspartner sind verpflichtet, alle Informationen über Betriebs- und Geschäftsgeheimnisse des jeweils anderen, einschließlich der zur Verfügung gestellten Daten, Dateien, Aufzeichnungen und sonstigen Informationen auch über die Vertragsbeendigung hinaus streng vertraulich zu behandeln. Es gelten im Übrigen die Bestimmungen des Gesetzes zum Schutz von Geschäftsgeheimnissen (GeschGehG) vom 18.04.2019 in seiner jeweils gültigen Fassung. Diese Verpflichtung entfällt erst, wenn die vorgenannten Informationen entweder offenkundig sind oder das Interesse des jeweils anderen an der Geheimhaltung erkennbar entfallen ist, jedoch nicht vor Ablauf von fünf Jahren nach Vertragsbeendigung.

6. Für jeden Fall der Zuwiderhandlung verpflichtet sich die jeweils ihre Pflichten verletzende Vertragspartei zur Zahlung einer Vertragsstrafe an die verletzte Partei, deren Höhe von der jeweils anderen, also der verletzten Vertragspartei festzusetzen und im Streitfall durch das Landgericht München I auf ihre Angemessenheit zu überprüfen ist.

7. Die vom KUNDEN an PRISMA übermittelten Daten pp. löscht PRISMA auf den von ihr verwalteten Systemen, (i) wenn sie eine entsprechende schriftliche Weisung des KUNDEN erhält, (ii) bei Migration zur neuesten Version (Update), (iii) ohne eine solche Weisung bei Vorliegen entsprechender Voraussetzungen nach DSGVO/BDSG jedoch spätestens regelmäßig zwei Jahre nach Eingang der Daten pp. bei PRISMA. Soweit KUNDE längere Aufbewahrungs- oder Speicherpflichten zu erfüllen hat, stellt er dies innerhalb seiner Praxis sicher. Sämtliche Löschungen sind in geeigneter Weise zu dokumentieren.

8. Ergänzend gilt im Falle der Auftragsdatenverarbeitung (ADV) durch PRISMA für den KUNDEN die zwischen den Parteien gesondert zu treffende „Datenschutzvereinbarung – Wartung und Pflege von IT-Systemen“ in ihrer jeweils gültigen Fassung (salvia-software.de).

§7 Vertragslaufzeit, Vertragsende

1. Dieser Vertrag wird mit seiner Unterzeichnung bzw. mit Abschluss der Online-Bestellung (Schaltfläche „Zahlungspflichtig bestellen“) wirksam und auf unbefristete Dauer geschlossen. Die Mindestvertragslaufzeit beträgt 3 Monate ab dem ersten Abrechnungsmonat (§ 3 Nr. 1); danach ist der Vertrag jeweils zum Ende eines Kalendermonats kündbar. Nach erfolgter ordentlicher Kündigung sind beide Vertragspartner verpflichtet, diesen Vertrag bis zu seinem Ende ordnungsgemäß zu erfüllen.

2. Das Recht der Parteien zur fristlosen Kündigung des Vertrags aus wichtigem Grund bleibt unberührt. Ein wichtiger Grund zur fristlosen Kündigung dieses Vertrags liegt insbesondere vor bei

• wiederholter Nicht- oder Schlechterfüllung wesentlicher vertraglicher Verpflichtungen des anderen Teils trotz vorangegangener Abmahnung
• Zahlungsverzug des KUNDEN in Höhe eines Betrages, der das Bruttoentgelt für drei Monate übersteigt
• einem Verstoß des anderen Teils gegen die Verpflichtungen aus § 6

3. Eine Kündigung bedarf der Textform, z. B. per E-Mail an firma@prismamed.de, über das Kundenportal oder das Online-Formular unter verwaltung.tcmsoft.cloud/kuendigen. Maßgeblich für die Einhaltung der Kündigungsfrist ist der Zugang beim Kündigungsadressaten.

4. Im Falle der Stellung eines Mikroservers (derzeit nur Salvia Single und Salvia Single Unlimited) ist dieser nach Beendigung des Vertrags komplett und ausreichend frankiert an uns zurückzusenden.

5. Im Übrigen wird auf die AGB Bezug genommen.

§8 Verschiedenes

1. Die Nichtigkeit, Undurchführbarkeit oder Unwirksamkeit einzelner Bestimmungen dieses Vertrags berührt die Gültigkeit der übrigen Bestimmungen nicht. Die Parteien verpflichten sich, nichtige, unwirksame oder objektiv undurchführbare Bestimmungen sowie Regelungslücken durch Regelungen zu ersetzen, deren wirtschaftliche und rechtliche Bedeutung dem ursprünglich Gewollten in zulässiger Weise möglichst nahe kommt. Beruht die Nichtigkeit einer Bestimmung auf einem darin festgelegten Maß der Leistung oder der Zeit (Frist oder Termin), so gilt die Bestimmung mit einem dem ursprünglichen Maß am nächsten kommenden rechtlich zulässigen Maß als vereinbart.

2. Etwaige frühere Vereinbarungen, die diesem Vertrag widersprechen, verlieren mit Abschluss dieses Vertrags ihre Gültigkeit. Mündliche Nebenabreden sind nicht getroffen worden.

3. Änderungen oder Ergänzungen dieser Vereinbarung, sowie alle nach diesem Vertrag vorgesehenen Änderungsmitteilungen und Meldungen, bedürfen der Textform (z. B. E-Mail), sofern die Vertragspartner nicht ausdrücklich etwas anderes vereinbart haben. Das gilt auch für einen Verzicht auf Formerfordernisse.

4. Dieser Vertrag unterliegt deutschem Recht unter Ausschluss des UN-Kaufrechts. Erfüllungsort und Gerichtsstand ist München.